为进一步提高学院行政管理效率，确保公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》和《三明学院行政公文处理暂行规定（修订）》（明学院〔2012〕11号）有关文件精神，结合学院工作实际，特对经济与管理学院公文处理作如下规定：
一、总体要求
（一）公文是在日常管理过程中形成的具有规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
（二）公文处理是指公文处理的过程，包括收文处理、行文处理、归档与保管等。
（三）学院办公室是全院行政公文处理工作的管理部门，主管学院的公文处理工作并指导院内其他科室的公文处理工作。
（四）学院各系、科室应确定专人负责本系、本科室的公文处理工作。公文办理人员应当忠于职守，廉洁正派，应严格按照公文处理程序办理公文，确保公文内容合法合规、文字表述准确、格式规范统一。
（五）行文要少而精，注重效用，要严格控制发文数量和发文范围。
（六）公文处理应坚持规范、及时、准确、安全的原则，必须严格执行国家保密规定。要实事求是，认真负责，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，努力提高公文处理工作的效率和质量。
二、公文种类与适用范围
学院行政公文主要包括以下类型：
1.决定：适用于对重要事项作出决策或部署。
2.通知：适用于发布、传达要求或周知事项。
3.报告：适用于向上级机关汇报工作或反映情况。
4.请示：适用于向上级机关请求指示或批准。
5.函：适用于不相隶属部门之间商洽工作或答复问题。
6.纪要：适用于记载、传达会议议定事项。
三、公文格式规范
（一）行文格式
1.发文字号：3号仿宋，代字+年份+序号（如“明院经管〔2025〕1号”），居中或左空一字。
2.标题：2号小标宋体，居中，回行时词义完整，梯形或菱形排列。内容应简明扼要，准确概括公文内容，一般由“发文单位+事由+文种”组成。
3.正文：3号仿宋，结构层次序数依次为“一、”黑体，“（一）”楷体，“1.”仿宋加粗，“（1）”仿宋，逻辑清晰，表述准确。行间距固定值27磅。
4.附件：3号仿宋，正文下空一行注明名称及顺序，“附件：名称”。
5.落款、成文日期、印章：
落款：经济与管理学院全称，正文下空两行右空四字。
日期：用阿拉伯数字标全（如“2025年8月19日”）。
印章：端正清晰，上不压正文，下压日期。
6.版记（末页分隔线以下）
抄送机关：4号仿宋，左右各空一字，用逗号分隔。
印发单位和日期：4号仿宋，左印发单位，右日期（如“2025年8月19日印发”）。
页码：4号半角宋体阿拉伯数字，单页右空一字，双页左空一字。
（二）常用公文形式
1.文件格式的公文。（1）发文标识为“中共三明学院经济与管理学院委员会文件”，代字为“明院经委”的公文。主要用于学院党委为贯彻落实党委有关精神而作出的重要工作部署，制定党委重要文件及其他以党委文件印发的公文等，印发单位为：“中共三明学院经济与管理学院委员会”，加盖“中共三明学院经济与管理学院委员会”印章。（2）发文标识为“三明学院经济与管理学院文件”，代字为“明院经管”的公文，主要用于上行文中向校、市上级主管部门请示、报告工作和呈报意见；用于下行文中对各项工作做出的重要决定、规定和工作部署，印发重要通知、批复重要事项。印发单位为“三明学院经济与管理学院办公室”，加盖“三明学院经济与管理学院”印章。
2.函件格式的公文。发文标识为“经济与管理学院”、代字为“明院经管函”的公文，主要用于以学院名义与不相隶属单位之间商洽工作、请求批准和答复审批事项等。加盖“经济与管理学院”印章。
3.会议纪要。发文标识为“经济与管理学院会议纪要”等，用于记载和传达会议情况和议定事项。由学院办公室按年度统一编号，不盖章。
四、发文办理流程
发文办理是指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。运转流程为：拟稿（拟稿人）-分管领导审稿-会稿（需会稿的）-办公室核稿-签发-编文号-发文登记-缮印-拟稿人员校对-用印（复核）-分发。
（一）草拟。公文一般应根据领导批示或口头指示，由由承办系、科室负责撰拟。草拟公文应当符合国家的法律、法规及其他有关规定。做到情况确实、观点明确、表达准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确，篇幅力求简短。
拟稿一律使用电脑打印稿，分管领导审稿、会稿、办公室核稿及领导签发均保留原手稿、以便核查、存档。修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求，不得使用铅笔、圆珠笔。不得在文稿装订线外书写。
（二）审核。以学院标识的公文，拟稿后应交由办公室进行审核。核的重点是：是否确需发文，使用何种公文形式，是否符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定，是否与有关科室协商、会签，文字表达、文种使用、公文格式等是否符合规定，是否符合行文规则，发文范围是否妥当，附件及必需的说明材料是否齐全。办公室审核时要确定发文份数；对需要定密的公文，要确定定密审核人并提出定密审核意见。
办公室核稿人员可以对文稿进行修改或提出修改意见后退拟稿人修改。核稿后，由办公室主任审核把关，签署意见送领导签发。未经办公室审核的公文，院领导原则上不签发。
（三）签发。公文应由办公室主任请示院领导同意后签发。代字为“明院经委”的公文由学院党委书记签发，代字为“明院经管”的公文由学院院长签发，“会议纪要”由会议主持人签发。签发公文应明确签署意见，并写全姓名和签发日期。
（四）复核、登记。经负责人签发后的文稿，正式印制前，应进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，格式是否规范、统一等。经复核后的文稿，应及时登记、编号，按照公文分发范围和是否电子公文确定印制数量。
（五）缮印。经登记、编号后的文稿，统一由办公室缮印。按相应的公文标识，采用A4纸正反面印刷。
（六）用印、分发（网络发布）。用印前，要检查签发人与使用印章权限是否相符，发文标识与印章名称是否一致。公文按主抄送对象分发。公文分发采用纸质和电子传递两种途径。办结公文需及时归档，保管期限按学校规定执行。
五、收文办理
收文办理是收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。
（一）签收、登记。外来公文由办公室负责签收、登记，按程序办理；登记时要将办件、阅件、通报等分开，避免该办的文件漏办。校内下发的公文由院办公室指定专人签收、登记并及时报本学院、本科室负责同志阅批（办）。
（二）拟办、批办。院办公室对登记分类的公文要及时送院领导批办；经院领导批办的公文，要登记并及时转有关科室、人员办理。对不符合有关规定的，退回办理。
1．上级机关有关方针、政策、法规类的公文送院领导阅（急件、要件复印分送，一般件传阅）。
2．上级机关下发或交办的公文，由办公室提出拟办意见送院领导批示后办理。
3．对需要两个以上科室办理的公文，办公室根据单位职能、工作任务性质、上下左右对应关系等提出拟办意见，报院领导批示同意后，明确主办科室，落实承办科室。领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
（三）承办、催办。有关科室接到批办的公文后，应根据领导的批示抓紧时间办理，对于急件要限时办结，办公室负责催办。公文收文时间、承办单位办理时间、办结时间均应在《公文拟办传阅单》上注明备查。
六、公文归档、管理
（一）公文办理结束后，办公室应将2份公文正本连同领导人签批的底稿及时整理、归档、立卷，对阅件和简报也要进行分类整理、立卷。
（二）公文的保管、销毁、移交等按学校有关规定执行。
七、附则
（一）行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。
（二）公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。
（三）办公室对本规定落实情况应当进行督促检查，并根据需要适时进行公文处理情况通报。
（四）国务院《国家行政机关公文处理办法》已明确规定的内容，本规定未提及的，严格按《国家行政机关公文处理办法》执行。
（五）本规定自发文之日起施行，由三明学院经济与管理学院办公室负责解释。
附件：1.公文标准格式
2.中共三明学院经济与管理学院委员会公文审核签发单
3.经济与管理学院公文审核签发单
4.经济与管理学院公文拟办传阅单
三明学院经济与管理学院
2025年8月20日
附件1：公文标准格式
附件3：经济与管理学院公文审核签发单
附件4：经济与管理学院公文拟办传阅单